Протоколът от общото събрание не е просто кратко резюме на това какво са решили съседите.
Той е основният документ, от който впоследствие трябва да може да се установи кой е участвал, какъв дял от етажната собственост е бил представен, какво точно е обсъждано, как е гласувано и какви решения действително са приети.
Това има значение при избор на домоуправител, определяне на разходи, ремонти, сключване на договори и практически всяко друго решение на общото събрание.
Кой води протокола
При започване на събранието се избира протоколчик.
ЗУЕС предвижда това да стане с обикновено мнозинство по предложение на председателстващия събранието. Самото събрание обичайно се председателства от председателя или член на управителния съвет, или от управителя.
Протоколчикът не трябва просто да записва крайните решения.
Неговата задача е документът да отрази достатъчно ясно хода на събранието и данните, които законът изисква.
Какво задължително трябва да съдържа протоколът
Действащият чл. 16 ЗУЕС определя конкретно съдържание. В протокола трябва да могат да бъдат открити:
- датата и мястото на събранието;
- предварително обявеният дневен ред;
- присъстващите или представлявани лица;
- идеалните части, които всяко лице представлява;
- номерът на съответния самостоятелен обект;
- начинът на гласуване – „за“, „против“ или „въздържал се“;
- подписът на участника;
- същността на направените изявления;
- направените предложения;
- конкретно приетите решения;
- при неприсъствено гласуване – опис на съответните декларации.
Точно затова протокол от вида:
„Присъстваха собствениците. Решихме да ремонтираме покрива.“
не е достатъчен за нормално документиране на общото събрание.
Трябва ли да се записва кой как е гласувал
Да.
След измененията на ЗУЕС начинът на гласуване трябва да бъде отразен за участниците по всяко прието решение.
Тоест трябва да се вижда кой е гласувал:
„за“,
„против“,
или „въздържал се“.
Това има особено значение при решения, за които законът изисква конкретно мнозинство.
Ако след време възникне спор дали например са събрани повече от 50% идеални части за избор на управител, протоколът трябва да позволява това да бъде проверено, а не да съдържа само крайното твърдение „решението е прието“.
Трябва ли да има присъствен списък
На практика това е един от най-полезните документи към протокола.
Столичните районни администрации публикуват отделни образци за присъствен списък на участниците в общото събрание, както и примерни протоколи.
В присъствения списък могат ясно да бъдат описани собственикът, обектът, идеалните части и дали участието е лично или чрез представител.
Така самият протокол остава по-четим, а информацията за кворума и представителството може лесно да бъде проверена.
Ако някой участва чрез пълномощник, копието от съответното пълномощно също трябва да бъде приложено към документацията на събранието.
Как трябва да се формулират решенията
Една от най-честите практични грешки е подробно да се описва дискусията, но крайното решение да остане неясно.
Например:
„След продължително обсъждане беше решено да се предприемат необходимите действия.“
Какви действия?
Кой трябва да ги предприеме?
В какъв размер е одобреният разход?
Коя оферта е избрана?
По-добрият протокол съдържа конкретно решение, което може да бъде изпълнено без впоследствие всеки да го тълкува различно.
Ако се избира управител, трябва ясно да е записано кой е избран.
Ако се одобрява ремонт – какво се одобрява.
Ако се определя вноска – какъв е размерът и при какви условия.
Протоколът трябва да документира решението, а не само факта, че е имало разговор.
В какъв срок се изготвя протоколът
По действащия ЗУЕС протоколът трябва да бъде изготвен в 7-дневен срок от провеждането на общото събрание.
Ако е проведено неприсъствено гласуване по съответния ред, седемдневният срок започва да тече след изтичането на срока за гласуване.
Протоколът се подписва от председателстващия събранието и от протоколчика.
Ако някой от тях откаже да го подпише, отказът трябва да бъде отбелязан в самия документ.
Как собствениците разбират, че протоколът е готов
В същия 7-дневен срок управителят трябва да постави на видно и общодостъпно място във входа съобщение, че протоколът е изготвен.
За поставянето на това съобщение също се съставя протокол, в който се отбелязват датата, часът и мястото на поставяне.
Тази стъпка често се пропуска, въпреки че е част от процедурата.
Собствениците, ползвателите и обитателите могат да получат заверено копие на протокола и приложенията. За лицата, които са предоставили съответните контакти по реда на закона, копието може да бъде изпратено и на посочения електронен или физически адрес.
Може ли съдържанието на протокола да бъде оспорено
Да.
Всеки член на общото събрание може писмено да оспори съдържанието на протокола, включително дали правилно са отразени приетите решения.
Оспорването се подава пред управителя или управителния съвет в 7-дневен срок от съобщението за изготвения протокол.
За отсъстващ собственик, ползвател или обитател законът поставя и краен срок от един месец в съответната хипотеза.
Това не е същото като съдебното оспорване на самото решение на общото събрание. Тук говорим конкретно за твърдение, че протоколът не отразява вярно случилото се.
Какво става при онлайн участие
ЗУЕС вече допуска общото събрание да се проведе в смесен режим – част от хората да присъстват физически, а други чрез видеоконференция, когато редът за това е уреден в правилника за вътрешния ред.
За онлайн участващите в протокола отново трябва да бъдат отразени самоличността, самостоятелният обект, идеалните части, начинът на гласуване и същността на изявленията им.
Тоест онлайн участието не означава по-свободен режим на документиране.
Напротив – трябва да може ясно да се установи кой е участвал и как е гласувал.
Има ли готов образец на протокол
Да.
Няколко столични районни администрации поддържат готови примерни документи за етажната собственост.
Район „Надежда“ например публикува отделно присъствен списък, протокол от общо събрание и съобщение за изготвен протокол. Район „Красно село“ също поддържа примерни протоколи и други свързани документи.
Открийте примерни протоколи и присъствени списъци на сайта на район „Подуяне“. Това е добра отправна точка.
Но образецът не трябва да се попълва механично.
Най-важното е крайният документ да отразява реалното конкретно събрание, неговия дневен ред, действителния кворум, реалното гласуване и точно приетите решения.
Един добър протокол трябва да позволява събранието да бъде възстановено на хартия
Представете си, че след две години човек, който не е присъствал на събранието, трябва да разбере какво точно се е случило.
Ако само от протокола и приложенията може да установи:
кой е присъствал;
какъв процент е представлявал;
какво е предложено;
как е гласувано;
и какво точно е решено,
документът вероятно е изпълнил предназначението си.
Ако за всичко трябва да се пита:
„Ама какво имахме предвид тогава?“
протоколът не е достатъчно ясен.
Искате професионално управление на входа?
Вижте услугата на БГ Вход за професионален домоуправител в София и поискайте оферта за Вашата сграда.