Когато общото събрание избере нов домоуправител, най-важният документ след самото решение е протоколът.
Той трябва да показва достатъчно ясно не само кой е избран, но и дали изборът е направен по правилния ред и с необходимото мнозинство.
Това има непосредствено практическо значение. При последващото вписване на новия управител районната администрация може да изиска копие от протокола и да провери дали от него действително се вижда валидният резултат от гласуването. Район „Връбница“ например изрично посочва, че протоколът трябва да съдържа участниците, идеалните им части, номерата на обектите и ясен резултат от избора, изразен в процент идеални части.
Изборът трябва да фигурира в предварително обявения дневен ред
Преди изобщо да стигнем до протокола, изборът или смяната трябва да са били правилно включени в поканата за общото събрание.
Подходяща точка например е:
„Освобождаване на настоящия управител и избор на нов управител на етажната собственост.“
Ако се планира избор на професионален управител, точката трябва да бъде съобразена и с възлагането на правомощията и одобряването на договора.
Не е добра практика новият домоуправител да бъде избран под обща точка „Разни“, защото собствениците трябва предварително да знаят, че ще се взема такова решение.
Какви данни за събранието трябва да присъстват
Протоколът трябва да позволява да бъде установено поне:
- адресът на етажната собственост;
- датата и часът на събранието;
- мястото на провеждане;
- предварително обявеният дневен ред;
- кой председателства събранието;
- кой е избран за протоколчик;
- кои собственици или представители участват;
- номерата на съответните самостоятелни обекти;
- идеалните части, които всеки от тях представлява.
Ако има пълномощници, това също трябва да се отрази, а пълномощните да бъдат приложени към документацията.
Тези данни не са излишна формалност. От тях трябва да може да се провери както кворумът за провеждане на събранието, така и резултатът от конкретното гласуване.
Как точно трябва да бъде записано гласуването
При избора не е достатъчно в края да се напише:
„За домоуправител беше избран Иван Иванов.“
Протоколът трябва да показва как са гласували участниците – „за“, „против“ или „въздържал се“ – и какъв процент идеални части стои зад крайния резултат.
По актуалния текст на ЗУЕС изборът на управител или управителен съвет по основното правило изисква повече от 50% идеални части от общите части на етажната собственост.
Има и възможност общото събрание предварително, с необходимото мнозинство, да е решило изборът и освобождаването на управителя занапред да се приемат с повече от половината от броя на самостоятелните обекти. Затова при конкретен вход трябва да се провери дали вече няма такова валидно решение.
Как се оформя смяната на стария домоуправител
Ако не става дума за първи избор, а за смяна, най-ясно е протоколът да съдържа отделни решения.
Например:
Решение №1: освобождава досегашния управител.
Решение №2: избира нов управител за определен срок.
Така няма неяснота дали старият управител действително е освободен и от коя дата започва новото управление.
Когато причината е предсрочно прекратяване на мандата поради неизпълнение на задълженията, това следва да бъде отразено достатъчно конкретно в решението, вместо само да се записва общо „поради недоволство“.
Трябва ли да се посочи срокът на мандата
Да, това е добра и практична формулировка.
ЗУЕС допуска управителят или управителният съвет да бъде избран за срок до две години.
Затова в решението може ясно да бъде записано например:
„Избира Иван Иванов за управител на етажната собственост за срок от две години.“
Така след време няма спор кога точно изтича мандатът.
Какво допълнително трябва да има при професионален домоуправител
Ако се избира професионален управител-търговец, протоколът трябва да бъде по-прецизен.
Добре е ясно да се вижда:
- коя фирма е избрана;
- юридическото ѝ наименование и ЕИК;
- че е вписана като професионален управител;
- какви правомощия се възлагат;
- одобрява ли се конкретният договор;
- кой е упълномощен да го подпише от името на етажната собственост.
Актуалният ЗУЕС изисква повече от 50% идеални части както за възлагането на правомощията на професионален управител-търговец, така и за съответното решение по този режим.
Това е още една причина протоколът да не съдържа само краткото:
„Решихме да изберем фирма X.“
Как може да изглежда практическата структура
Не е необходимо всеки вход да измисля документа от нулата. Районните администрации публикуват примерни протоколи за общи събрания и избор на управител. Район „Илинден“ например публикува примерни протоколи от общо събрание и други документи за етажната собственост. Използвайте образците като основа, но отразете действително проведеното гласуване.
Като структура един протокол за избор или смяна може да съдържа:
1. Данни за сградата и събранието
адрес, дата, час и място;
2. Данни за свикването
кога е поставена поканата и по какъв ред;
3. Установяване на кворума
кои лица участват и какви идеални части представляват;
4. Дневен ред
включително освобождаване и/или избор на управител;
5. Обсъждане и предложения
кой е предложен и какво е обсъдено;
6. Гласуване
„за“, „против“, „въздържал се“ и съответните идеални части;
7. Решение
точното име на избраното лице, срокът на мандата и останалите условия;
8. Подписи и приложения.
Това не е отделен нормативно утвърден „магически формуляр“. Важното е крайният документ да съдържа информацията, изисквана от закона, и да отразява реално проведеното събрание.
Какво следва след протокола
След като протоколът бъде изготвен, новият управител трябва да бъде вписан по приложимия административен ред.
При подаването администрацията може да провери именно протокола за избора. Район „Връбница“ изрично изисква от него да може да се установи категоричният резултат за избора на управителя в процент идеални части.
След вписването започва и важният следващ етап – старият управител трябва да предаде документацията, средствата и достъпите на новото управление по реда на ЗУЕС.
Най-честата грешка е решението да бъде твърде общо
Протоколът не трябва да оставя бъдещия читател да гадае какво е решил входът.
Лош вариант:
„След обсъждане решихме да сменим домоуправителя.“
Добър вариант е документът да позволява ясно да се установят:
кой е освободен;
кой е избран;
за какъв срок;
с какъв резултат;
и от какъв процент идеални части е подкрепено решението.
Ако след две години нов собственик отвори протокола и може без допълнителни обяснения да разбере точно как е направен изборът, документът е изпълнил предназначението си.
Искате професионално управление на входа?
Вижте услугата на БГ Вход за професионален домоуправител в София и поискайте оферта за Вашата сграда.