Един добре управляван вход постепенно натрупва доста повече документи, отколкото изглежда на пръв поглед.
Протоколи от общи събрания, договори с фирми, фактури, банкови документи, технически паспорт, документация за асансьора, отчети, кореспонденция и Книга на етажната собственост са само част от архива.
Тези документи не са личен архив на конкретния домоуправител. Те принадлежат към управлението на етажната собственост и трябва да могат да бъдат предадени на следващия управител.
ЗУЕС изрично възлага на управителя задължение да съхранява значителна част от тази документация.
Протоколите от общите събрания
Това е една от най-важните категории.
Управителят трябва да съхранява в оригинал протоколите от проведените общи събрания заедно с приложенията към тях.
Самият протокол показва какви решения са взети, с какво мнозинство и кой как е гласувал.
Към него обаче често има и приложения:
- присъствен списък;
- пълномощни;
- декларации при неприсъствено гласуване;
- оферти, разглеждани от събранието;
- други документи, които са били част от вземането на решението.
Участието чрез пълномощник например се отразява в протокола, а копие от пълномощното се прилага към него.
Затова не е добра практика след събранието да остане само една страница с решенията, а останалите материали да бъдат изхвърлени.
Книгата на етажната собственост
Управителят създава, поддържа и съхранява и Книгата на етажната собственост.
Тя съдържа определените от ЗУЕС данни за самостоятелните обекти, собствениците, ползвателите, обитателите и други обстоятелства.
МРРБ има утвърден официален образец, както и отделна декларация за вписване или промяна на данните. Столичните районни администрации също насочват към тези образци.
Тук трябва да се пазят и самите декларации, въз основа на които информацията е актуализирана, когато са част от документацията на входа.
Книгата за приходите и разходите
ЗУЕС изрично посочва и книгата за приходите и разходите, заедно с:
- месечните отчети;
- съответната финансова документация.
Това означава, че финансовият архив не трябва да съдържа само крайно число от типа:
„Наличност: 4 250 €.“
Трябва да може да се проследи как се е стигнало до тази сума.
На практика към финансовата документация могат да спадат фактури, касови документи, банкови извлечения, платежни нареждания, разписки и други доказателства за получени и изразходвани средства.
Договорите с доставчици и изпълнители
Макар ЗУЕС да не изброява всеки възможен договор поотделно, те очевидно са част от нормалната документация, необходима за управлението.
Това могат да бъдат договори за:
почистване;
асансьорна поддръжка;
техническо обслужване;
контрол на достъпа;
застраховане;
ремонти;
професионално управление;
други услуги за общите части.
Заедно с договора е разумно да се пазят анекси, приемо-предавателни протоколи, оферти, гаранционни условия и документи за извършените плащания.
След три години никой не трябва да се опитва по памет да установява дали даден изпълнител все още има гаранционни задължения.
Техническият паспорт и плановете на сградата
ЗУЕС изрично включва сред съхраняваните документи:
плановете на сградата и екзекутивните чертежи, както и техническия паспорт, когато сградата разполага с такъв.
Тези документи могат да бъдат особено важни при бъдещи ремонти и технически проблеми.
Например при работа по общи инсталации е много по-добре да има налична документация, отколкото всеки нов изпълнител да започва от предположения как е изградена системата.
Документите за асансьора
Ако сградата има асансьор, управителят трябва да съхранява и ревизионната книга на асансьора.
Практически към техническия архив е разумно да се държат на едно място и договорите за поддръжка, протоколите от извършени дейности и другата документация, свързана със съоръжението.
Това улеснява както контрола, така и предаването при смяна на управителя.
Входяща и изходяща кореспонденция
Законът посочва и книгата за входяща и изходяща кореспонденция.
Това е важна, но често пренебрегвана част от архива.
Етажната собственост може да комуникира с:
- районната администрация;
- доставчици;
- собственици;
- изпълнители;
- институции;
- адвокати;
- застрахователи.
Ако тази кореспонденция се води само през личния имейл на текущия домоуправител и след неговата смяна изчезне, входът губи част от административната си история.
Документите по регистрацията на етажната собственост
Управителят трябва да пази и документите, свързани с избора и вписването на управлението.
Столичните районни администрации публикуват например образци за уведомления, протоколи, присъствени списъци, пълномощни и други документи по ЗУЕС.
Когато даден документ е подаден към администрацията, разумно е етажната собственост да пази собствено копие и доказателство за подаването.
Това може да е важно при бъдеща смяна на управител или административен спор.
Правилникът за вътрешния ред
Всяка етажна собственост трябва да има правилник за вътрешния ред.
Актуалната приета версия трябва също да се пази в документацията, защото именно по нея се определят част от ежедневните правила във входа.
Когато правилникът бъде изменен с решение на общото събрание, трябва да е ясно коя версия е действаща и от кога.
Хартиено или електронно?
ЗУЕС вече допуска част от документацията да се съхранява и като електронни документи.
Това дава възможност един вход да има значително по-подреден електронен архив.
Например:
Общи събрания
Финанси
Договори
Ремонти
Техническа документация
Кореспонденция
Регистрация
Важно е обаче електронният архив да не съществува само на личния лаптоп или в личен cloud акаунт на управителя.
Трябва да има начин достъпът да бъде предаден на следващото управление.
Какво става при смяна на домоуправителя
Тук законът е особено конкретен.
След вписване на нов управител съхраняваните документи, наличните парични средства, данните за банкови сметки и банковите карти трябва да бъдат предадени с протокол в 15-дневен срок от вписването на новия управител.
Това е причината архивът да бъде организиран още по време на мандата, а не да се събира набързо в кашон след избора на наследник.
Добрата документация пази и собствениците, и домоуправителя
Подреденият архив не е бюрокрация заради самата бюрокрация.
Той позволява след години да бъде проверено:
какво е било решено;
кой е получил пари;
за какво са похарчени;
какъв договор е подписан;
каква гаранция има;
какво е било състоянието на касата;
и кой документ е предаден на следващото управление.
Това защитава собствениците, но защитава и добросъвестния домоуправител.
Когато всяко действие може да бъде подкрепено с решение, договор, отчет или платежен документ, много от типичните спорове във входа просто няма откъде да започнат.
Искате професионално управление на входа?
Вижте услугата на БГ Вход за професионален домоуправител в София и поискайте оферта за Вашата сграда.