Покана за общо събрание: срокове, поставяне и образец

Едно общо събрание може да обсъди напълно разумни въпроси и въпреки това процедурата да бъде поставена под съмнение още от самото начало, ако поканата не е поставена правилно.

ЗУЕС определя сравнително ясен ред за свикване на общото събрание – кой подписва поканата, къде се поставя, колко дни предварително и какво трябва да съдържа.

Затова поканата не е просто бележка:

„Събрание в сряда в 19:00.“

Тя е документът, чрез който собствениците предварително разбират кога, къде и за какво ще се вземат решения.

Кой подписва поканата

Поканата се подписва от лицето или лицата, които свикват общото събрание.

Най-често това е управителят или управителният съвет.

Но ЗУЕС допуска събранието да бъде свикано и от други лица при определени условия – например от собственици с най-малко 20% идеални части, когато управителят не изпълни отправено до него искане за свикване, както и от всеки собственик или ползвател в определени случаи.

Следователно първата проверка е дали хората, подписали поканата, действително имат право да свикат това конкретно събрание.

Къде трябва да бъде поставена

Законът изисква поканата да бъде поставена на видно и общодостъпно място на входа на сградата.

Това обикновено е информационното табло или друго място, което собствениците нормално могат да видят при влизане и излизане.

Не е достатъчно поканата да бъде:

изпратена само във Viber групата;

качена само във Facebook;

оставена в пощенските кутии;

или изпратена само по имейл.

Тези канали могат да бъдат полезни като допълнително уведомяване, но основният ред по ЗУЕС остава поставянето на поканата на видно и общодостъпно място.

Колко дни предварително се поставя поканата

По общото правило поканата трябва да бъде поставена не по-късно от 7 дни преди датата на събранието.

Самото общо събрание може да бъде насрочено най-рано на осмия ден след датата на поставянето.

Практически пример:

ако поканата бъде поставена на 1 октомври, нормалното общо събрание може да бъде проведено най-рано на 9 октомври.

Точно този начин на броене е посочван и в административните указания при процедури по ЗУЕС.

При съмнение е по-разумно да се остави малко повече време, отколкото да се насрочи събранието на границата на срока.

Какво се случва при неотложен случай

ЗУЕС прави изключение при неотложни случаи.

Тогава поканата може да бъде поставена не по-късно от 24 часа преди събранието, а самото събрание може да се проведе не по-рано от 24 часа след поставянето.

Това е изключение, а не удобен начин да се избегне нормалният 7-дневен срок.

Фактът, че даден въпрос е важен или че управителят иска бързо решение, не го прави автоматично „неотложен“.

Защо датата и часът на поставянето са толкова важни

Върху самата покана задължително се отбелязват датата и часът на поставяне.

Отделно от това се съставя и протокол за поставянето на поканата.

Този протокол е много полезен при бъдещ спор.

Без него след няколко седмици може да възникне въпрос:

„Поканата действително ли беше поставена навреме?“

Когато има оформен протокол с дата и час, процедурата може много по-лесно да бъде доказана.

Столични районни администрации публикуват примерни образци както за самата покана, така и за протокола за поставянето ѝ.

Какво трябва да съдържа поканата

По действащия чл. 13 ЗУЕС поканата трябва да показва поне:

• дневния ред – конкретните въпроси, които ще бъдат обсъждани;
• датата;
• часа;
• мястото на провеждане;
• при неприсъствено гласуване – конкретните проекторешения, срока за гласуване и електронния адрес на управителя или управителния съвет.

На практика е разумно ясно да бъде посочено и кой свиква събранието.

Най-важната част обаче е дневният ред.

Защо „Разни“ не е достатъчно за важно решение

ЗУЕС предвижда, че общото събрание по принцип не може да приема решения по въпроси извън предварително обявения дневен ред, освен в неотложни случаи.

Затова ако се планира:

избор на нов домоуправител;

смяна на професионален управител;

ремонт на покрива;

промяна на месечните вноски;

сключване на значителен договор;

това трябва да може да бъде разбрано от поканата.

Точка:

„Други“

или

„Разни“

не трябва да се използва като начин на самото събрание изненадващо да се гласува важен въпрос.

Собствениците трябва предварително да могат да решат дали конкретният дневен ред е достатъчно важен, за да присъстват лично или чрез представител.

Как се уведомява собственик, който не живее във входа

Собственик или ползвател, който не използва обекта или ще отсъства повече от един месец, трябва писмено да уведоми управителя и да посочи електронна поща и адрес в страната за получаване на покани, както и телефонен номер.

Когато такива координати са предоставени, законът допуска уведомяване на посочения адрес, включително по електронна поща.

Ако собственикът не е предоставил електронна поща, адрес в страната и телефон по този ред, той се счита за уведомен чрез нормалното поставяне на поканата на входа.

Това е важно при сгради с много жилища, които се отдават под наем или чиито собственици живеят в друг град или държава.

Може ли събранието да е на официален празник

По общото правило – не.

Освен при неотложен случай ЗУЕС не допуска общото събрание да бъде свиквано в дни, обявени за официални празници, както и в дни, които Министерският съвет е обявил за почивни.

Затова при избиране на дата е добре календарът да бъде проверен предварително.

Има ли официален образец на покана

Столичните районни администрации публикуват примерни образци за покана за общо събрание и за протокол за поставянето ѝ.

Например районите „Надежда“, „Подуяне“ и „Илинден“ поддържат секции с документи за етажната собственост, включително такива образци.

Това е по-добра отправна точка от стар Word файл с неизвестен произход.

При използването на образец обаче пак трябва да се провери дали съдържанието му отговаря на актуалния ЗУЕС и на конкретното събрание.

Най-добрата покана е конкретната покана

Една добре написана покана не трябва да бъде дълга.

Тя трябва да бъде ясна.

Кой свиква събранието, кога и къде ще се проведе и какви точно решения ще се обсъждат.

След това трябва да бъде поставена навреме, върху нея да се отбележат датата и часът и да бъде съставен протокол за поставянето.

Тези няколко стъпки изглеждат формални, но имат практическа причина: всеки собственик да получи реална възможност да разбере какво предстои и да участва във вземането на решенията за общата собственост.

Обратно към Блог секцията