Изборът на нов домоуправител е само половината от смяната. Другата половина е старото управление реално да предаде на новото всичко, което принадлежи на етажната собственост.
Точно тук на практика възникват много от проблемите. Новият управител е избран, но няма протоколната книга. Не знае колко средства има в касата. Няма достъп до банковата сметка или до договорите с доставчици. Част от фактурите са у стария управител, а никой не знае кои задължения са платени.
Затова приемо-предаването трябва да бъде отделна и добре документирана стъпка.
Какъв е срокът по ЗУЕС
ЗУЕС предвижда конкретен срок при избор на нов управителен съвет или управител.
Съхраняваните документи, наличните парични средства, данните за банковите сметки и банковите карти трябва да бъдат предадени в 15-дневен срок от датата на вписване на новоизбрания управител в регистъра на етажната собственост.
Това е важна подробност. Законът свързва срока не просто с деня на общото събрание, а с вписването на новия управител.
Предаването трябва да бъде с протокол
Законът изисква предаването да се оформи с протокол.
Той се подписва от предишния управител или членовете на предишния управителен съвет, от новоизбрания управител или управителен съвет, от председателя на контролния съвет или контрольора и от касиера.
Този протокол е много повече от формалност. Ако след няколко месеца се установи, че липсва документ, сума в касата или банкова карта, трябва да има ясна следа какво действително е било предадено.
Какви документи трябва да бъдат описани
Законът говори общо за „съхраняваните документи“, затова на практика е разумно те да бъдат описани по вид и период.
Тук обикновено попадат протоколите от общите събрания и приложенията към тях, книгата на етажната собственост, финансовите отчети, фактурите и платежните документи, договорите с доставчици, документи за извършени ремонти, кореспонденция с институции и всички други материали, които са били създадени или получени във връзка с управлението.
Ако има технически паспорт, проекти, гаранционни документи или документация за асансьор, видеонаблюдение, контрол на достъпа и други системи, те също трябва да бъдат включени, когато са съхранявани от управителя.
Парите трябва да се предадат отделно и проверимо
Приемо-предаването не е само папка с документи.
ЗУЕС изрично посочва наличните парични средства, данните за банкови сметки и банковите карти.
Добрата практика е в протокола да бъде записано каква е касовата наличност към конкретна дата, каква сума има по банковата сметка и дали има неплатени задължения или очаквани плащания. Ако има разлика между счетоводния отчет и фактическата наличност, тя не трябва да бъде „изчистена“ с устно обяснение, а да бъде отбелязана.
Така новият управител поема входа от конкретна, проверима финансова позиция.
Не забравяйте ключове, чипове и дигитални достъпи
Те не са изрично изброени в чл. 23, ал. 7 като отделна категория, но на практика са важна част от нормалното управление.
Ако старият управител държи ключове за електрически табла, абонатно помещение, покрив, мазета с общо предназначение или помещения на етажната собственост, те трябва да бъдат предадени и описани.
Същото важи за административни пароли, електронна поща на входа, профили към доставчици, системи за контрол на достъпа или други дигитални ресурси, създадени за етажната собственост.
Парола, която остава само в личния телефон на предишния управител, е бъдещ проблем.
Какво да направите, ако нещо липсва
Най-лошият подход е протоколът да бъде подписан с общата фраза „всичко е предадено“, когато очевидно не е.
Ако определен документ или актив липсва, това трябва да бъде записано конкретно. Например: липсва протокол за определено събрание, не е предоставено извлечение за определен период или няма достъп до конкретна сметка.
Така новият управител и собствениците знаят какво трябва да бъде издирено и има документална следа за състоянието към момента на предаването.
При сериозен отказ за предаване на имущество, средства или документи вече може да е необходима индивидуална правна преценка как да бъдат защитени интересите на етажната собственост.
Новият управител не трябва да подписва на доверие
Преди подписване на приемо-предавателния протокол е разумно съдържанието действително да бъде проверено.
Ако пише, че се предават 14 папки, те трябва да са 14. Ако се посочва определена касова наличност, тя трябва да бъде налична. Ако е предадена банкова карта, трябва да е ясно за коя сметка е и как се сменят лицата с право на разпореждане.
При смяна на домоуправител най-важното не е старото управление просто да „предаде един кашон“, а новото да може да продължи работата без загуба на информация, средства и контрол.
Искате професионално управление на входа?
Вижте услугата на БГ Вход за професионален домоуправител в София и поискайте оферта за Вашата сграда.