Съмненията около парите са един от най-бързите начини да се създаде конфликт във входа.
„Колко пари има в касата?“, „Защо ремонтът струва толкова?“, „Всички ли плащат?“, „Къде са фактурите?“ и „Може ли да направим ревизия на домоуправителя?“ са напълно нормални въпроси, когато се управляват общи средства.
ЗУЕС предвижда механизми за финансов контрол. Важното е те да се използват правилно, вместо проверката да започва едва когато вече има сериозен спор.
Домоуправителят трябва да предоставя ежемесечен отчет
След измененията на ЗУЕС управителят има изрично задължение да предоставя ежемесечен отчет за приходите и разходите на етажната собственост.
Той трябва да бъде поставен на видно и общодостъпно място във входа. При поискване от собственик, ползвател или обитател отчетът трябва да бъде предоставен и на електронен адрес или на хартиен носител.
Това е първото ниво на финансов контрол.
Собствениците не би трябвало да чакат края на годината, за да разберат какво се е случило с парите през януари или февруари.
Какво трябва да може да се проследи от отчетността
Един полезен отчет трябва да позволява да се разбере поне:
- какви средства са постъпили;
- какви разходи са направени;
- за какво са направени;
- каква е наличността;
- има ли неплатени задължения към доставчици;
- как се движат средствата по отделните фондове, когато има такива.
Самият списък с числа обаче не е достатъчен, ако зад него няма документи.
ЗУЕС изисква управителят да съхранява книгата за приходите и разходите заедно с месечните отчети и съответната финансова документация.
На практика това означава, че разход като „ремонт – 850 €“ трябва да може да бъде свързан с конкретно решение, изпълнител и платежен или счетоводен документ.
Кой има право да проверява домоуправителя
Това е една от основните функции на контролния съвет или контрольора.
По ЗУЕС контролният орган има право на достъп до документацията на етажната собственост и контролира дейността на управителя по:
- изпълнението на бюджета;
- изпълнението на решенията на общото събрание относно изразходването на средствата.
Това е важно разграничение.
Контрольорът не е просто човек, който веднъж годишно преброява парите в касата. Той трябва да може да провери дали разходите съответстват на решенията и бюджета, които собствениците са приели.
Колко често се прави проверка на касата
Законът определя минимална честота: най-малко веднъж годишно.
Контролният съвет или контрольорът извършва проверката и представя на общото събрание доклад за резултатите.
Ако бъде установено нарушение, се съставя и констативен протокол. Самата проверка се извършва по реда, предвиден в правилника за вътрешния ред на етажната собственост.
„Най-малко веднъж годишно“ не означава, че проверка може да има само веднъж.
При съмнение за сериозно несъответствие общото събрание може да организира допълнителен контрол според конкретната ситуация.
А ако входът няма избран контрольор
Липсата на контролен съвет не означава, че касата изобщо не се проверява.
ЗУЕС предвижда в такъв случай общото събрание да определи собственици или ползватели, които да извършат проверката и да отчетат резултатите пред собствениците.
Това е особено полезно за малки входове, при които няма смисъл да се избира три-членен контролен съвет.
Може да бъде избран един контрольор или при липса на такъв да се определят лица за конкретната проверка по предвидения в закона ред.
Как практически се прави една ревизия
ЗУЕС определя основното задължение за проверка, но добрата ревизия не е просто сравнение дали в кутията има определена сума.
Практически е разумно да се съпоставят:
началната наличност + постъпленията – разходите = фактическата крайна наличност.
След това разходите се проверяват спрямо документите и решенията, на които се основават.
Могат да се сравнят например:
- книгата за приходите и разходите;
- месечните отчети;
- банковите извлечения;
- фактурите и касовите документи;
- договорите с доставчици;
- платежните нареждания;
- протоколите от общите събрания;
- размерът на приетите вноски;
- данните за неплатени задължения.
Не е необходимо всеки вход да превръща проверката в счетоводен одит на голямо дружество.
Целта е да може да се проследи откъде е дошло всяко съществено постъпление и на какво основание е направен всеки съществен разход.
Какво става, ако има разлика в касата
Първата задача е разликата да бъде установена и документирана, а не веднага да се правят заключения защо е възникнала.
Например може да има:
плащане, което не е нанесено;
разход без приложен документ;
банкова операция, която не е отчетена;
грешка при пренасяне на начално салдо;
или действителна липса на средства.
Ако контрольорът установи нарушение, ЗУЕС предвижда съставянето на констативен протокол и представяне на резултата пред общото събрание.
След това вече трябва да се реши какви действия са необходими според конкретно установеното.
Може ли собственик сам да направи ревизия
Всеки собственик има основателен интерес да знае как се управляват общите средства, но законът дава изрично право на достъп до документацията на контролния съвет или контрольора.
Затова при съмнение по-чистият подход е въпросът да бъде поставен пред контролния орган или общото събрание и да бъде организирана формална проверка.
Отделно управителят е длъжен да предоставя месечните финансови отчети, а общото събрание разглежда и годишната отчетност.
Така проверката не зависи от личен конфликт между един собственик и домоуправителя.
Годишният отчет не заменя ревизията
Има разлика между това управителят да представи отчет за собствената си дейност и някой друг да провери този отчет.
Управителят се отчита ежегодно и в края на мандата си пред общото събрание. Контролният съвет от своя страна проверява изпълнението на бюджета и касата.
Точно това разделение създава реален контрол:
единият управлява и отчита, другият проверява.
Как стои въпросът при професионален домоуправител
Принципът на прозрачност не изчезва, когато управлението е възложено на професионална фирма.
Общото събрание одобрява годишните отчети и когато етажната собственост се управлява от професионален управител-търговец.
Добрият договор трябва допълнително да изяснява как собствениците получават финансовата информация, как се съхраняват документите и как могат да бъдат проверени извършените плащания.
Професионалното управление трябва да прави финансовата картина по-лесна за проследяване, а не по-непрозрачна.
Финансовият контрол работи най-добре, когато е редовен
Най-лошият момент за първа ревизия е след пет години, когато документите вече са разпилени и никой не си спомня защо е направен даден разход.
Много по-добра система е:
ежемесечни отчети;
подредена финансова документация;
поне една годишна проверка на касата;
отчет на управителя;
и своевременно изясняване на всяко несъответствие.
Така контролът не се възприема като обвинение срещу домоуправителя, а като нормална част от управлението на чужди и общи средства.
В крайна сметка най-добрият финансов отчет е този, при който всеки разход може спокойно да бъде обяснен и доказан.
Искате професионално управление на входа?
Вижте услугата на БГ Вход за професионален домоуправител в София и поискайте оферта за Вашата сграда.